اطبع  

Engaging Ideas Newsletter • Spring 2010 • Volume 7, Issue 3 Topic of the month: Process Improvement

Process Improvement
 
لقد تغيرت أشياء كثيرة فى اقتصادنا العالمى خلال العام ونصف الماضيين. وقد أثرت هذه التغيرات بشكل مدهش على الأيدى العاملة حول العالم. لاحظ كم التغير الذى طرأ على عملك خلال الأشهر القليلة الماضية. قد تكون الغيرات صغيرة بحيث يمكن اعتبارها كمهام إضافية وقد تكون كبيرة بشكل مدهش لدرجة أنها يمكن أن تغير مسيرة مهنية كاملة. وبغض النظر عن التغيرات الحداثة فالمطلوب منك أن تبذل أقصى ما فى وسعك فى عملك. إذا كنت مديرًا فسيكون عليك أن تتخذ خطوات فورية تجاه هذه التغيرات لإيصال هذا السلوك إلى موظفيك. وإذا كنت موظفًا فسيكون المتوقع منك هو أن تقبل بالتغيرات وتستمر فى الانتاجية. ويدور هذا الاصدار من رسائل الأفكار الجذابة الإخبارية التغيرات فى مكان العمل.
line
 

تعديل أسلوب العمل للتكيف مع التغيير

تتغير أدوارنا ومسئولياتنا خلال مسيرتنا المهنية باستمرار. فنحن نواجه تحديات مثل قيادة الفرق ورئاسة الاجتماعات والتواصل لتوضيح رؤيتنا ومهمتنا كلما تقدمنا فى مسيرتنا المهنية. وبهذا دائمًا ما نغير شكلنا المهنى. وتعتبر القدرة على التكيف هى أكثر المهارات أهمية للتأكيد على نجاحنا طويل المدى.

عدل التوقعات. ربما لن تحصل على هذه الترقية هذا العام بعد كل هذا. ربما لن تظل ترسل تقاريرك إلى نفس الشخص, وأن تظل متحملاً نفس المسئوليات. عدل توقعاتك دون أن تقلل منها, إذا أمكن. ركز على الأهداف التى فى متناول يديك.

قم ببناء علاقات وشبكات اجتماعية. وتعد هذه الطريقة رائعة ومثمرة للتكيف مع التغيير. أزعم بأن التغيير قريب للغاية. من الذى تريد أن تعرفه أو يجب أن تعرفه بشكل أفضل إذا حدث هذا التغيير؟ أبدأ بتطوير هذه العلاقات الآن وأبنى شبكة أوسع للدعم والتشجيع.

كن صبورًا. وعندما يحين وقت التغيير فإننا نريد فى الكثير من الأحيان أن نتخطاه وأن نستمر فى عملنا الطبيعى فى أقرب وقت ممكن. وتتطلب عجلة التغيير فى العمل وقتًا أكبر مما نتصور. فالتغيير يتطلب أن يتصل ويدمج بالجميع, وستكون هناك حاجة ملحة للوقت اللازم لتعديل لجميع المهام المؤسسية المتصلة به. ويحتاج الموظفون أيضًا إلى وقت لتعديل أنفسهم طبقًا للتغيير فى بيئة العمل.

كن مغامرًا. اتخذ من التغيير تحديًا. انخرط فى التخطيط والاستعداد, واشرك آخرين فى العملية, وتصور الآفاق المهنية الجديدة التى قد تلوح فى الأفق نتيجة لهذا التغيير. حاول أن تتصل بالشجاعة التى بداخلك.

مارس السخط البناء. بدلاً من الاستمرار فى الوضع الراهن, أسأل نفسك, "كيف يمكننى أن أتغير إلى الأفضل؟ وكيف يمكن تغيير المؤسسة إلى الأفضل؟" بدلاً من التعبير عن السخط بشكل هدام عن طريق عدم تقدير مجهودات التغيير, أبحث عن طرق لتحسين عملية الاندماج والتغيير.

جرب شيئًا جديدًا كل يوم. بمجرد أن نبتعد عن منطقة راحتنا, تتولد لدينا النزعة لبناء واحدة جديدة بأكبر سرعة ممكنة. ما هو الاحساس بتدمير الجدران القديمة لبناء أخرى جديدة؟ تحدى نفسك لتجربة طريقة واحدة جديدة على الأقل للتواؤم مع التغيير كل يوم. واجعل من هذا مجهودًا إيجابيًا ومنتجًا.

أطلب المشاركات. قد يمتلك الآخرون فى مؤسستك رؤى لطرق يمكن التكيف مع التغيير بواسطتها. أطلب أفكار واقتراحات وتقييمات عن مدى نجاحك فى التكيف مع التغيير. وتعتبر أوقات التغيير مثالية لبناء الجسور وليس الجدران. وهى الأوقات التى يجب أن تكون منفتحًا وليس دفاعيًا.

line
 

تحديات التغيير

عادة ما يحدث تغييرًا مهمًا فى مؤسسة أو فى نتائج التحديات. بعض التحديات تكون شخصية, وبعضها يختص بفرق العمل, وبعضها يظهر على كامل المؤسسة. ولكى تندمج بنجاح فى التغير المؤسسى, فيجب عليك أن تعى التحديات وأن تستعد للتعامل معها باحترافية وثقة.

يولد التغيير المقاومة على الأقل. فعادة ما يشعر الأفراد بأنهم يفقدون القوة, أوالاستقلالية أو الموارد بسبب التغيير فى بيئة العمل. ونتيجة لهذا فهم يستمرون فى الوضع الراهن. وبتغيير أفراد الفريق طريقتهم فى الاندماج بالعمل ستكون مهمتنا أن نتحدى أنفسنا وأن نقنع الآخرين للتقليل من مقاومتهم وأن يركزوا على النتائج الإيجابية. 

وأحد أكبر تحدياتنا فى الاندماج بالتغيير هى حمل الأشخاص على التغيير بالفعل. وعادة ما يتخذ الأفراد سلوك "انتظر لترى" خلال فترات التغيير بدلاً من احتضان التغيير أو مقاومته. تحدينا سيكون أن نلهم الأشخاص بأن يحتضنوا التغيير, وأن يدعموه, بل ويصبحوا حتى أبطاله.

عادة ما يولد التغيير القلق. من المحتمل جدًا أن يحتضن الأفراد التغيير, وتقوم الفرق بعملها بشكل أفضل عندما تكون معدلات القلق فى أقل صورها. مهمتنا فى تقليل القلق هى أن نفهم خطة التغيير لنستطيع أن نحدد مستوى الالتزام الخاص بنا فى الخطة, وأن نعرف أن الخطة ودورنا فيها سيتطوران خلال التغيير.

قد يتسبب التغيير المؤسسى فى انهيار التعاون بين المؤسسات. عادة ما نلاحظ "متلازمة الانعزال" بين الإدارات والوظائف وفرق العمل أثناء التغيير. ويحدث هذا عندما تبدأ المجموعات فى العمل باستقلالية عن الإدارات أو الفرق التى تتداخل مسئولياتها مع مسئولياتهم. ويكون التواصل والتعاون فى أضعف صورهم. وكمشاركين فى التغيير المؤسسى فعلينا أن نحطم تلك الجدران ونبنى جسورًا من التعاون بين الوظائف المؤسسية.

عندما تبدأ بيئة العمل فى التغير يحدث ارتباكًا فى تحديد الأولويات. فإذا جاء علينا مديرًا جديدًا على سبيل المثال, فما الذى سيكون ذا أولوية قصوى بالنسبة له؟ وإذا نجحنا فى عبور التغيير, ما الذى يجدر بنا التركيز عليه أولاً؟ ويتم التغلب على تلك التحديات بواسطة التخطيط العميق والمتأنى.

line
 

قيادة التغيير بدون سلطة

نفكر أثناء أوقات التغيير فى المستقبل كثيرًا. إذا سمحنا لأنفسنا بأن نفكر "ماذا لو", فسنحيد عن طريق اليوم. اتخذ التعديلات يومًا بيوم, وستبدو العملية أقل إرباكًا. 

قم بعمل سيناريو لأسوأ الظروف. لا يمكننا الدخول فى مواجهة دون الوضع فى الاعتبار سيناريوهًا لأسوأ الظروف. أسأل نفسك دائمًا ما اسوأ شىء قد يحدث لى كنتيجة لهذا التغيير؟ ضع فى اعتبارك كيف يمكن للتغيير أن يتعدى قدراتك, وقد يخلق عواقب سلبية مع المديرين وأعضاء الفريق, وكيف يمكنه أن يستنزف طاقتك وإبداعيتك.

استعد لقبول هذا. ليس المهم هو قول إذا حدث هذا فقد حدث لأنفسنا. بل يعنى القيام بالتخطيط المتأنى لسيناريو أسوأ الظروف. وهى نفس طريقة التخطيط التى يستجيب بها ملبين نداء الطوارئ. ربما لن يكون هناك كارثة تحتاج كل هذا الاستعداد ولكن إذا حدثت فسنكون مستعدين لها.

خطط لإدخال تحسينات على الوضع لتتجنب سيناريو أسوأ الظروف, ويجب علينا بذل طاقتنا ومواردنا فى هذه المجهودات. ضع فى اعتبارك كل الطرق المحتملة لتجنب أسوأ النتائج, ضع فى اعتبارك التواصل وتوجيه جهود الفريق والتدخل الاستباقى.

حافظ على انشغالك. ففى بعض الأحيان يكون لدى التغيير تأثيرًا يقوم بإبطائنا, ويتركنا غيرمنظمين ومحبطين. وهذه هى الأوقات من مسيرتنا المهنية التى نحتاج فيها إلى استدعاء أقصى طاقة ممكنة لنبقى منشغلين. ولن يقوم هذا بمنعنا عن الاستسلام لما يقلقنا فقط بل وسيعزز أيضًا صورتنا فى المؤسسة فى الأوقات الحرجة.

تآلف مع الأمور الحتمية. لا يمكننا تجنب التغيير أو الانحراف عن مساره. فهو جزءًا من كل شىء نقوم به فى مهنتنا. وعندما نذكر أنفسنا بهذا, فلن نضيع وقتنا بمقاومة التغيير الحتمى.

أبذل أقصى ما فى وسعك. يعتبر الدور الأساسى فى الاحترافية الهمنية هو بذل قصارى جهدنا فى جميع الأوقات. فهذا يحفزنا داخليًا, ويوجه جهودنا خلال أى تغيرات تواجهنا. وأيًا كانت النهاية التى سينتهى عندها التغيير فهى ستؤثر على عملنا, ونحن نريد أن نقول لأنفسنا وللآخرين أننا بذلنا أقصى ما فى وسعنا.

ضع الحماس فى عملك. ما هى الطرق التى من خلالها يمكن إشعال الحماس فى أنفسنا أثناء العمل؟ كيف يمكنك تحفيز نفسك؟ ما الذى يمكنك فعله لتتأكد من أنك تبذل أقصى ما فى وسعك من أجل عملك؟ ونحن نحتاج أثناء فترات التغيير إلى كل الحماسة التى يمكننا حشدها. عندما نكون متحمسين يمكننا أن نقوم بالعمل أفضل وأسرع وبأقل مجهود. وسنشعر بالاستمتاع وبالرضا عن عملنا.

 

للخلف

 
 
© 2017 Dale Carnegie & Associates, Inc.. جميع الحقوق محفوظة.
تصميم وتطوي الموقع عن طريق Americaneagle.com